さて今回はオンラインセミナーを実施するにあたり準備から本番までに

• 猿人でやるべきこと
• クライアント側でやるべきこと
• 本番に至るまでの大まかな流れ

が分かるような進行編を記事にしました。

本編後半には「LIVE配信中のトラブル対応」もまとめましたので、是非最後までお付き合いくださいませ。

過去に「猿人、イベント屋やめるってよ」という題名でオンラインセミナーの検討段階編の記事がありますので、本記事はその続編とお考えください。

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猿人、イベント屋やめるってよ
『討論会型』オンラインセミナー座組の舞台裏　第1回目レポート
■実はリアルイベントと考え方は変わりません。

案件にもよりますが、実施日が決まりましたらタスクを洗い出します

• イベントサイトの作成
• どういう演出で見せるか
• メディアを活用した集客プラン
• 来場者アンケートの内容は
• ノベルティに何を用意するか

…等とタスクを洗い出したらスケジュールを立てて進行していきます。いずれにしても猿人から「このようなイメージで考えていますがいかがでしょうか？」という連絡が来ますので、お客様側に関しましては制作過程で出てくる確認とやって欲しいことをお申し付けいただければと思います。

お気づきの方もいる方もいらっしゃるかもしれませんが、進行の考え方としてはリアルイベントとさほど変わりません。猿人はクライアントが実現したい目標の確認が出来たら、その目標達成に向けて必要な段取りを進めていきます。

クライアント側としては出展製品の決定や来場者に配布するホワイトペーパー資料等のコンテンツ準備を進めるのが主となります。コンテンツの量が多いと管理が大変になるのでメールを介しての送付ではなく共有ストレージサービスを使用して出展コンテンツをまとめることが多いです。

「出展製品は決まっているけど説明動画を撮影したいな」

「ライブ配信は自信無いからオンデマンド配信する講演コンテンツを用意したいな」

など。キックオフミーティングの前後に関わらずやりたいことが明確化されていることもあります。もしそうなったとしたら迅速に準備を進めましょう。
今回の例では収録関係なので要件・要望にマッチした収録スタジオ探し、撮影機器、撮影チームの手配をします。ただそれよりも大事なのは日程決めであり最近ではオンラインセミナーが流行っているからか会場の日程を確定しようにも早く本決定をしなければ他にとられてしまうので余裕をもって決めるのが厳しくなりつつあるので日程の確定は迅速にしたいところだったりします。

オンラインセミナーで要となる部分はイベントサイトだと考えております。LPや本番サイトが出来上がったら、イメージ確認はもちろん配置したコンテンツが意図したようになっているか、変更すべき箇所が無いかクライアントには気合を入れてご確認いただきます。

確認&フィードバッグが主なやり取りとなりますが、それを繰り返して納得がいくイベントをかたちにしていきます。また準備期間には2,3カ月くらい要することが多いのでイベント成功のカギは密なコミュニケーションを（三密を避けつつ）取ることで認識の相違が離れないことを意識することが成功確率を上げる秘訣です。

LIVE配信中でのトラブル

当日はトラブルが起きぬように万全な準備をして本番を迎えますが、どんなに気を付けても想定外のことが起きることもあります。
これまでもいろんなトラブルが発生してきました、どれも苦い思い出ですがそのケースと対処法を紹介します。

▼ケース１：急にライブ配信が流れなくなった！
システムに原因があるパターンが多いです、その時はログイン情報を洗い出しハプニングに居合わせた参加者に謝罪の連絡を1人ひとりに行いました。その後にライブ配信の内容をオンデマンド配信に切り替えてご案内しました。
どうしようも無いことがありますが、前日と当日も念入りにリハーサルすることで回避できるトラブルは多いと考えられるので万全に万全を重ねた準備が重要です。

▼ケース２：来場者が本番サイトにアクセスできない！
そうなった場合は他のブラウザでも同様の事象が発生するかJavaScriptが無効になっていないか広告ブロッカーの有無などの環境やセキュリティポリシー等を確認し原因究明と解決策を模索するのが通常です。
ただ展示コンテンツの閲覧だけであれば対応時間に猶予があるものの配信時間が限定されているLIVE配信であれば参加者が見逃してしまうため問題です。別環境からのアクセスも叶わない際は場合にもよりますが限定でオンデマンド公開をして対応をします。
参加者の環境に依存するトラブルを避けるのは難しいですが、前もってアクセスしてもらえていれば致命的なタイミングでトラブルは発生しないので、本番サイトがオープンしてから未ログインの参加者へリマインドメールを案内することを心がけます。

▼ケース３：配信中に寝起きのスタッフがスウェットで登場！
本番画面に映り込んだ瞬間に強制退出させました。こちらに関してはどうしようもないので、対処法としては朝起きてからもシラフを保つ訓練しかありませんでした。という冗談はさておき、念入りに確認をするに限ります。本番がはじまった時の段取りアクセスすべきURLなど事前にきちんと関係者全員で把握することを心がけます。
このようにリアルであればチカラ技で解決できることもオンラインではそうはいきません、なのでオンラインイベントはリアルイベントよりも万全に万全を重ねた状態で本番に臨むことが大切なのです。

【付録】Zoomウェブセミナーではこの設定に気を付けろ
最近では、Zoomを活用したウェブセミナーでは意外と見落としがちな設定が多いので、チェックシートにまとめたものを展開します。
タスク管理にAsanaをご利用の方はそのままプロジェクトとしてインポート可能なCSV仕様になっています。

＜チェックシートURL＞ ※公開が終了いたしました

「私のところは大丈夫！」
そんなあなたには是非、見て欲しいです。
同じ轍を踏ませないのも我々の役目でもあります。

では。