寝ずに準備はもう嫌だ! 成功のためのセミナー段取り

セミナー
渡 元春  2018.02.20

皆さんは仕事で徹夜をしたことはありますか?私はいつだったかお客さんと明け方までメールで確認事項をやり取りし、30分の仮眠だけでセミナー本番に臨んだことがありました。

なんとか無事に本番を終えたものの、夜のベッドはまさしく天国。昇天するように眠りについたのを覚えています。

本当に寝ずに準備をするほど追い込まれることはごく稀だとは思いますが、どうしてイベント直前というのはバタバタして、残業が続いてしまうのでしょう。もっとスマートに段取れないものだろうか、というのは皆さまイベント担当者や私たち広告代理店、イベント屋さんの共通の悩みではないでしょうか。

今回はセミナー前にバタつかないために押さえておきたい当たり前のポイントをさも偉そうにつづります。

 

【直前まで決まらない登壇者】

確実に直前にバタつきまくるケースNo.1は登壇者がなかなか決まらないケース。

頼んでいた登壇者が会期数週間前に突如参加できなくなったり、テーマは決まっているけどなかなかスケジュールの合う方が見つからなかったり、社内の部署から誰が話すか決まらなかったり・・・。

登壇者などのセミナーの内容に関わる決定が遅れると、当日配布する資料に名前を入れたいけど、印刷が間に合うギリギリまで待たなければならなかったり、プレゼン資料を事前に確認する時間が取れなかったりと何かと確認作業が直前になりがち。

結果、夜確認するという事態に陥ります。私も何度かあります。

「登壇者情報も追記したこの資料、なんとか明日までに確認していただけませんか・・・?」とか。

「登壇者決まったんですが、当日パンフのデータ明日までにできますか?」とか。

徹夜必須です(白目)

 


残業でお客さんと一体感が生まれることもなくもない。

 

【自分でコントロールできないことに注意】

登壇者が決まらないことというのは一例ですが、直前にバタつくのは大抵、何かが遅れて確認作業が直前に集中するためです。

登壇者の例では、例えば自社の製品のユーザーに登壇してもらいたいとき、その担当営業などを通して交渉している場合がありますが、その営業さんが営業活動に忙しく、なかなか声かけできていないというのも良く聞く話です。

他にも、社内の登壇者の本業が忙しく、なかなかプレゼン資料を用意できない場合や業界人などを外部のマネジメント会社などに依頼して手配する場合もスケジュールの調整に時間がかかりがち。

自分が苦しまないためはもちろん、セミナーに来ていただくお客様に満足してもらうためにも、余裕を持って臨めるように社内外の関係者にスケジュールを守ってもらうべく早めに声掛けし、厳しく監督することが成功のためのポイントとなります。

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