今回はせっかくの便利なツールも、一歩間違えると思わぬ失敗につながるというこわーいお話です。
Sansan とは企業内の各社員が持っている名刺をスキャンしてデータ化し、社内で共有できる名刺管理ツールです。社内の誰が誰とコンタクトしているのか、自社と取引先企業の接点を可視化でき、移転や異動などによる情報の更新も共有することができます。様々な SFA や MAツールとも連携可能で、Sansan 自体もちょっとした SFA として活用もできます。

猿人が Sansan の導入に踏み切った理由は

⑴ 年賀状やお中元・お歳暮の発送リストをスプレッドシートで管理しており、住所の更新が手作業で大変だったこと

⑵ 社内でしょっちゅう「デザイナーの〇〇さんの連絡先教えて」「この前発注していた業者の担当者は誰？」といった会話が繰り広げられていたこと

⑶ 昨年から細々ブログを始めたりメルマガを始めているので、そういった施策と連携していけること

などが挙げられます。
導入は冬の年賀状やお歳暮発送に間に合うように秋頃から進められました。
なんとか初期設定と各自が保管している名刺のアップロードも完了し、早速発送リストをエクスポートしてみると・・・

住所間違い、肩書き間違いのオンパレード！
「スプレッドシートの方がマシじゃねえか！」と罵倒されながら必死でリストをチェックし、結局手作業で住所を更新するハメに・・・。

なぜこんなことになってしまったのか・・・

• ありがたいことにながーいお付き合いをさせていただいているお客様が多く、遥か昔の名刺しか持っていない方がたくさんい
• そもそも名刺交換すらしていないお客様も多くいた

からでした。ロゴが古い名刺とか、何社も前にいた頃の名刺とかがわんさか・・・
また、初期設定では一斉にアップロードしたため、名刺交換日情報がなかったことも、新しい情報に上書きされていない原因でした。

導入直後にいきなり大切な年賀状発送リストにするにはちょっと精査が足りていなかったと反省する結果に。
というわけで、最近今更「名刺交換させてください！」と頼まれたお客様もいらっしゃるかと思います(笑)
Sansan の情報をアップデートすべく、猿人では名刺交換キャンペーンを実施中です。それとは関係ありませんがこっそり猿人の名刺も新しくなっていますので、ぜひ名刺交換をお願いします！

大失敗をやらかしてしまった猿人ですが、さてどうするべきだったのか・・・

1. まず初期のスキャンの前に各社員がスキャンする名刺を精査する作業を行うこと

2. 古い情報しか持っていない名刺はスキャンせず、従来のリストと併用して徐々に移行していくこと

3. アップロードから実際に活用するまでにもリスト精査の期間を設けること

などなど、書くと当たり前すぎて稚拙ですが、始める前の検討と移行期間というものを十分に考える必要があります。
また、Sansan にどうするべきだったか尋ねてみると

「まずはアップロードする際に、名刺交換日のわかるものは日付を入れること、古い名刺は取り込まないように精査していただくのが最善です。また、新しい名刺がない場合に、メールの署名情報などのテキストを取り込む機能がありますので、それを活用していただくと更新しやすいと思います。」

という回答をいただきました。

これを知らなかったので、いちいち詳細情報の編集で書き換えていたのですが、コピペで登録できるなら簡単。
社内改革をいざやるとなるととてもスピーディーな猿人ですが、勢いに任せてはいけないこともありますね・・・。

こんなに大変だなんて「早く言ってよ〜」
せっかく導入した Sansan を猿人がいかに活用していくか。こちらも乞うご期待！