プロジェクトがキックしたら、何から始める？

プロジェクトをスタートする際、何から準備していますか？

猿人では、プロジェクト管理ツールを活用しているのでプロジェクトがキックした際にはまずプロジェクト管理ツールで新しいプロジェクトの作成行い、必要情報の整理をした後に関係者（チーム）の役割とマイルストーンの設定、細かなタスクの作成という順で進めています。

ただ、イベントなど「開催日＝ゴール」となるプロジェクトでは、会期が近づくにつれて後ろがぱつぱつになってきてしまうということがよくあります。

またWebの改修など、明確な期日がないプロジェクトでは、気が付いた時にはどんどんスケジュールが遅延してしまっているということがあります。

そこで今日は、プロジェクト途中に「あれ？なんで？」とならないよう、このスケジュール課題を極力軽減させるための猿技コンテンツ「進行表」についてご紹介します。

「あれ？なんで？」が起こるワケ

スケジュールの遅延という課題には様々な要因が挙げられると思いますが、たとえば下記のような課題をお持ちではないでしょうか？

1. プロジェクトの全体像が明らかになっていない
2. 死守すべき重要なマイルストーンが設定されていない
3. 何にどれくらいの時間がかかるのかがわからない
4. 今、何を一番を優先してやる必要があるかわからない
5. 細かいタスクが大量にあり、枝葉の議論や作業に時間が奪われている
6. 何が致命的に遅れているかが、可視化されていない
   
   

このような課題であれば「進行表」を用いることで解決できる可能性が高いです。

スケジュールに遅延が出るのは、①マイルストーンが設定できていない、もしくは②マイルストーンが多すぎる、③目がチカチカするほど細分化されたTODOリストしかない、などの要因が挙げられます。

マイルストーンが設定できていないと優先順位の高いものと低いもの、たとえば「チラシの印刷」と「申込ページの公開」が同列に並んでしまい、どちらか一方に気を取られて一方を忘れてしまう（期日が過ぎてしまう）といったことが起こりやすくなります。

そしてマイルストーンが多すぎる場合、マイルストーンはその意味を失い、またタスクが細分化されすぎると闇落ちします（え

To Doリストの罠（進行表の出番）

タスクが細分化されすぎると厄介です。

たとえば、事例記事制作のプロジェクトを例に考えてみます。

※ここでは、既に事例取材とライティングが終わり、デザインのフェーズにあると仮定します。

残るフェーズ「デザイン」と「ウェブページへの掲載」に対し、「自分」「ライター」「デザイナー」「コーダー」「顧客/パートナー」という複数の関係者がいる場合、下記のように関係者毎に関係するタスクを割り当てるということがあるかと思います。

1. デザイナーへ依頼：自分
2. デザイン初稿：デザイナー
3. デザイン初稿レビュー：上長
4. デザイン初稿レビュー：顧客
5. デザイン初稿レビューのリマインド：自分
6. デザイン初稿FB：自分
7. デザイン初稿修正：デザイナー
8. デザイン再校レビュー：上長
9. デザイン再校レビュー：顧客
10. デザイン再校レビューのリマインド：自分
11. デザイン再校FB：自分
12. デザイン再校修正：デザイナー
13. デザイン再校レビュー：上長
14. デザイン再校レビュー：顧客
15. デザイン再校レビューのリマインド：自分
16. デザイン校了：自分
17. デザインデータの確認と保存：自分
18. コーダーへデータ共有：自分
19. コーディング：コーダー
20. プレビュー確認：自分
21. プレビュー確認：上長
22. プレビュー確認：顧客
23. プレビューのリマインド：自分
24. サイト公開依頼：自分
25. サイト公開：コーダー
26. サイト公開確認：自分
27. 公開URLの共有：上長
28. 公開URLの共有：顧客

このように抜け漏れなくタスク化することはとても大切ですが、これではどのタスクが重要であるかが分からず、どこかのタスクが遅延した場合には、それ以降のすべてのタスクの期日を修正する必要があり、その作業にも時間を費やすことになります。

また副作用として、
細分化したタスクを立てることに満足し、その後の更新を怠りがちになります（体験談①）

期日が過ぎていてもタスクが自分のものでない場合、見過ごしてしまいがちです（体験談②）

冒頭で記載をしたように「明確な期日がないプロジェクト」では、マイルストーンも曖昧になりがちですが上記の28個のタスクから個人に依存しない重要なポイントをマイルストーンとして設定する場合、この3つになります。

1. デザイン校了
2. サイト公開
3. 検収
   

そしてこれらのマイルストーンだけを書き出したものが「進行表」になります。
進行表は、個人に依存しない大きな節目をベースに作成されるため、関係者全員が案件の進行状況について共通の認識をもって進めるための指標になります。

進行表のサンプルを見てみる

進行表のサンプルを見てみましょう。下記は、事例制作の進行表サンプルとなります。

今日（TODAY）の時点で遅延しているタスクはなく、プロジェクトが順調であることが分かります。

進行表を用意することで、関係者とのミーティングの際にその時点で終わっていなければならないこと、次に進めるべきことが一目でわかるだけでなく、遅延しているマイルストーンがある場合にはその対応について優先的に議論をすることができます。

「進行表」を用意するのがめn・・大変ですww

とはいえ、プロジェクトがスタートしたばかりの忙しい時に進行表を作成するのは少々手間かと思います。

そこで猿技では、マーケティング施策別に進行表テンプレートを用意しております。

まずは、プロジェクトが完了となる状態と期日（ゴール）を決め、そこから逆算してマイルストーンとそのタイムラインを設定した進行表を作成しましょう。

マイルストーンに紐づく、細分化されたタスクの設定にも便利な「TODOリスト」もご用意しておりますので進行表テンプレートと併せてご活用ください。