フルオンラインを普通にできない企業がハイブリッド開催なんてできるわけない

月日が流れ、コロナが世に蔓延ってから早2年が経ち、2022年2月現在では大規模イベントをオンラインで行うのも一般的となり、その開催にあたっての実施ノウハウはだいぶ固まってきたといえると思います。次はどうなるかというと、withコロナのハイブリッドワーク時代への対応ということで、リアルイベントとのハイブリッド開催、なんて方向に進んでいくことは容易に想像できますよね。

とはいえ、ハイブリッド開催を行うためには、フルオンラインを“普通に”こなせるスキルやノウハウが必須です。なにせハイブリッドというのは、フィジカルとデジタル（リアルとオンライン）の二兎を追うようなものですから、一兎も負えない企業はハイブリッドの開催などは到底不可能。

ということで、来るべきハイブリッド時代への準備の意も込めて、この辺りで一度、数千名規模の参加者を想定したフルオンラインイベントの実施について、猿人流にフレームワーク化してみたいと思います。

とりあえず、こんなイベント概要と仮定

• 主催社：BtoB IT企業（※一部門による主催ではなく全社イベント）

• 協賛社：10～数十社程度

• 開催期間：2～5日間程度のライブ開催、事後オンデマンド配信期間有り

• 構成要素：講演（ライブ配信と事前収録）、展示（ソリューション紹介）

• 登録者数：～数千名規模

• スコープ：イベント企画～実施制作（※リードフォロー工程はこの話ではスコープ外）

これでなんとなくイベントの規模感など想像がつくと思います。

なお、企業が自社開催するオンラインイベントは、オンラインカンファレンスやバーチャルイベントなど、様々な呼び方がありますが、どれも大差がないので、このブログではオンラインイベントとして統一します。

オンラインイベントのフレームワーク

早速ですが、オンラインイベント開催する際のフレームワークを図示します。

猿人では、初期計画、基本計画、初期制作、実施制作、事後対応と大きく5つにフェーズ分けをしています。

オンラインって聞くと、いきなりイベント登録管理や配信プラットフォーム選びに目が行ってしまう話をよく耳にしますが、ツール先行でものを考えてはいけません。プラットフォームは日進月歩で進化しており、選択肢は多種多様です。後述しますが、自社の魂とも言えるイベント骨子を固める前にツール選びに翻弄されてしまうと、そのイベントはすでに負け確定です。ケンシロウに頼んで例の一言を言ってもらうしかないです。

フレームワーク内の実施制作にあたるフェーズは、イベントサイトやライブ配信、事前収録など、制作イメージのつきやすいところかもしれません。ただ、イベント成功に向けた要諦という観点では優先順位は相対的に落ちます。もちろん最後の最後は実行力がものを言いますので、6：4くらいと認識ください。

最初の3フェーズこそ気合を入れる

初期計画と基本計画、そして初期制作。重要なのはこの3つのフェーズです。詳細は後述していきますが、この中でも最も大事になるのは、初期計画です。初期計画の主役は主催企業内の意思決定者であり、本イベントの最終責任者です。このフェーズで、切れ味の鋭いゴール設定とKPI設定、器量の大きさの見せ所である担当者への権限＆責任委譲を組織内で確実に行うことにより、イベントの成功が約束されます。

基本計画での主役はイベント実施の担当マネージャや実務担当者に変わります。イベントのテーマやコンセプト設計、開催時期や構成要素、概算予算策定、外注協力パートナー選定、マイルストーンとPJスケジュールなどを固めていきます。

初期制作は、講演や展示のコンテンツプラン、プラットフォームの要件定義、ロゴやキービジュアルなどのデザインコンセプト開発、スポンサーリクルーティング、集客プラン、イベントサイトのフロント部分のラフデザインなど、後続する制作フェーズの運命を決定づける初動の制作です。

この３つのフェーズで決めるべきことを明確にしておくことは極めて重要です。ここで明確に方針が決まっており、それを実施制作関わるステークホルダーが理解することで、後続する長く細かい実施制作工程の中で様々な課題や悩ましい問題点が出てきたとしても、議論が発散することなく解決の落としどころを見出していくことができます。

ということで、次回からはそれぞれをもう少し細かく見ていきます。